Oto Servis Programı: Nedir, Nasıl Seçilir?

Oto servis programı nedir?

Oto servis programı (servis yönetim yazılımı), bir tamirhanenin günlük akışını dijitalleştirir: araç servise girerken araç kabul formu doldurulur, yapılacak işlemler iş emrine yazılır, kullanılan parçalar stoktan düşer, müşterinin ödemesi kasaya işlenir ve aracın tüm geçmişi plakasıyla saklanır. Modern programlar bunlara müşteriyle iletişimi (takip linki, teklif onayı, bakım hatırlatması) ve patron raporlarını ekler.

Defter ve Excel neden yetmez?

• Araç geçmişi kaybolur. “Geçen sefer balata değişmiş miydi?” sorusunun cevabı eski fişlerde kalır.
• Veresiye kaçar. Teslim edilip ödenmeyen işler defterde unutulur; ay sonunda kimse net rakamı bilmez.
• Parça stoğu tutmaz. Rafta kalan filtre sayısı ile defterdeki bir değildir; iş parça beklemeye düşer.
• Teklif onayı kayıt altına girmez. Telefonda “tamam yapın” denilen iş, faturada tartışmaya dönüşür.
• Usta primi tahmine kalır. Hangi ustanın ne kadar işçilik yaptığı hesaplanamaz.

Olması gereken 9 modül

1. Araç kabul: plakadan kayıtlı araç bulma, km, yakıt, teslim alınan eşya ve hasar notu.
2. İş emri: işçilik kataloğu, parça, iskonto, KDV; iş emri ve teklif çıktısı.
3. Atölye panosu: araçların durumunu (kabul, onay, işlemde, parça bekliyor, hazır) tek bakışta gösterir.
4. Dijital araç kontrolü (DVI): fotoğraflı kontrol listesi; ek iş önerisini kanıtlı sunar.
5. Müşteri onayı ve bilgilendirme: teklif onayı, “aracınız hazır” mesajı, takip bağlantısı.
6. Stok: parça kartı, OEM no, otomatik düşüm, kritik stok.
7. Tahsilat ve cari: kısmi ödeme, veresiye listesi, müşteri bakiyesi, gider.
8. Randevu ve hatırlatma: takvim, online randevu, bakım/muayene hatırlatması.
9. Raporlar: ciro, kâr, ortalama iş emri, usta performansı.

TamirBulut bu dokuz modülün tamamını ücretsiz katmanda sunar; ayrıntılar için özellikler sayfasına bakın.

Bulut mu, masaüstü mü?

Bulut (SaaS) programlar tarayıcıdan çalışır; kurulum, yedekleme ve güncelleme sağlayıcıdadır. Atölyede telefondan, ofiste bilgisayardan, evden bile aynı veriye ulaşırsınız. Masaüstü programlar internetsiz çalışabilir ama bilgisayar bozulduğunda veri kaybı riski ve yedekleme yükü size kalır. Ustaların telefondan iş güncellemesi ve müşteriyle link paylaşımı gibi özellikler pratikte bulut gerektirir.

Seçerken sorulacak 8 soru

1. Deneme süresi bitince ne ödeyeceğim? Kullanıcı / şube başına ücret var mı?
2. SMS ve e-Fatura ek ücretli mi, kontör modeli nasıl?
3. Ustalar telefondan kullanabiliyor mu, yetkileri sınırlandırılabiliyor mu?
4. Müşteriye teklif onayı ve durum bilgisi nasıl gidiyor?
5. Parça iş emrine eklenince stoktan otomatik düşüyor mu, iptalde geri dönüyor mu?
6. Veresiye ve müşteri bakiyesi tek ekranda görülebiliyor mu?
7. Verilerimi istediğimde dışarı alabilir miyim?
8. Destek hangi kanaldan, ne kadar hızlı?

Karşılaştırmalı tablo için oto servis programı karşılaştırma rehberine bakın.

Geçiş: ilk hafta planı

1. 1. gün: hesabı açın, işçilik fiyatlarınızı katalogda güncelleyin, ustaları ekleyin.
2. 2–3. gün: yeni gelen her aracı sistemden kabul edin; eski kayıtları taşımakla uğraşmayın.
3. 4–5. gün: en çok kullandığınız 20–30 parçanın stok kartını açıp sayım yapın.
4. 1. hafta sonu: açık veresiyeleri müşteri kartlarına cari olarak girin.